Telefon görüşmelerinde KVKK: kayıt bildirimi, aydınlatma ve yapay zekâ

Telefon görüşmeleri kişisel veri içerir: arayanın sesi, numarası, adı ve anlattıkları. Görüşmeyi bir insan da karşılasa, bir yapay zekâ asistanı da karşılasa 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK) temel kuralları geçerlidir. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; kurumunuza özel durumlar için bir hukukçuya danışmanızı öneririz.

1. Arayanı bilgilendirin: kayıt bildirimi

Görüşme kaydediliyorsa ya da yazıya dökülüyorsa, arayanın bunu görüşmenin başında öğrenmesi gerekir. Kısa ve net bir cümle yeterlidir:

"Görüşmemiz bilgi güvenliği amacıyla kayıt altına alınmaktadır."

Bu cümle, arayan sorusunu sormaya başlamadan önce söylenmelidir; aksi hâlde konuşmanın arasında kaybolur. Tellky'de Aslı bu bildirimi karşılama cümlesinin içinde, sorudan önce yapar.

2. Aydınlatma metniniz güncel olsun

Aydınlatma metni; hangi verilerin, hangi amaçla, hangi hukuki sebebe dayanarak işlendiğini, kimlere aktarılabileceğini ve kişinin haklarını anlatır. Yapay zekâ asistanı kullanmaya başladığınızda metninize şunları eklemeyi değerlendirin:

• Telefon görüşmelerinin yapay zekâ destekli bir asistan tarafından karşılandığı.
• Görüşmelerin yazıya döküldüğü ve hangi amaçla saklandığı (hizmet kalitesi, geri dönüş, bilgi güvenliği).
• Ses ve metin işleme için kullanılan hizmet sağlayıcılar ve verinin yurt dışına aktarılıp aktarılmadığı.
• Saklama süresi ve sürenin sonunda verilerin nasıl silindiği.

3. Yurt dışına aktarımı açıkça ele alın

Yapay zekâ hizmetlerinin önemli bir kısmı (ses tanıma, dil modeli, ses üretimi) yurt dışındaki sunucularda çalışır. Bu durumda verinin yurt dışına aktarılması söz konusudur ve KVKK'nın yurt dışına aktarım hükümlerine uygun hareket edilmesi gerekir. Hizmet sağlayıcınıza şu soruları sorun:

• Ses ve metin hangi ülkelerde işleniyor?
• Görüşme verileri hizmet sağlayıcıda ne kadar süre tutuluyor?
• Veriler yapay zekâ modellerini eğitmek için kullanılıyor mu?
• Panel ve kalıcı kayıtlar nerede saklanıyor?

Tellky'de panel verileri (konuşma dökümleri ve notlar) Türkiye'deki sunucumuzda saklanır; ses kaydı panelde tutulmaz. Sesin yazıya ve yazının sese çevrilmesi için yurt dışındaki hizmet sağlayıcılardan yararlanırız ve bunu müşterilerimizin aydınlatma metninde açıkça belirtmelerine yardımcı oluruz.

4. En az veri, en kısa süre

Asistan, işi için gerekenden fazlasını sormamalı. Geri arama için ad ve telefon yeterliyse, kimlik numarası istenmemeli. Telefonda kimliği doğrulanamayan birine de öğrenci notu, borç bilgisi ya da sağlık bilgisi gibi kişisel veriler verilmemeli. Saklama süresi belirlenmeli ve süresi dolan kayıtlar silinmeli.

5. Erişimi sınırlayın

Görüşme dökümlerini herkes görmemeli. Panel girişleri kişiye özel olmalı, gerektiğinde rol bazlı yetki verilmeli ve ayrılan personelin erişimi hemen kapatılmalı.

Kısa kontrol listesi

• Karşılama cümlesinde, sorudan önce kayıt bildirimi var mı?
• Aydınlatma metni yapay zekâ kullanımını ve yurt dışına aktarımı anlatıyor mu?
• Asistan yalnız gereken veriyi mi istiyor?
• Kimliği doğrulanamayan arayana kişisel bilgi verilmiyor mu?
• Saklama süresi belli mi, süre dolunca siliniyor mu?
• Panel erişimi kişiye özel ve sınırlı mı?